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Una custodia comercial conlleva la transferencia o el gravamen de una propiedad no residencial, como locales de oficinas, para investigación, comerciales e industriales.

Fidelity National Title sabe que las transacciones comerciales sencillas no existen. Cada transacción es diferente y el agente de liquidación asume los roles de coordinador y de encargado de solucionar los problemas. Con frecuencia las transacciones se vuelven tan complejas que el agente de liquidación es el único que tiene una idea clara de toda la transacción y de todos los requisitos para lograr el cierre. Gestionar custodias comerciales requiere habilidades especiales por parte del agente de liquidación.

Para obtener información más específica acerca de las transacciones de bienes raíces comerciales y los procesos y procedimientos requeridos para cerrarlas con éxito, seleccione el índice de Temas sobre cierres comerciales suministrado.

Temas sobre cierres comerciales

Abrir la transacción de custodia

Por lo general las transacciones de custodia son abiertas por los agentes de bienes raíces o abogados involucrados en la transacción. La información específica sobre la transacción necesaria para abrir la orden puede ser transmitida al oficial de liquidación de custodia por teléfono, fax, correo electrónico o en persona. La siguiente información es la mínima necesaria en el momento de la apertura:
  • Precio de venta/monto del préstamo
  • Dirección(es) de la propiedad y/o descripción legal
  • Número(s) de catastro del tasador (si están disponibles)
  • Montos de responsabilidad de la póliza (si están disponibles)
  • Propietarios/prestatarios
  • Compradores
  • Información de contacto para profesionales (como agente listador/agente vendedor, abogados y entidades crediticias)

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Cotizaciones de cuotas

Las cuotas del cierre de custodia se suministran mediante una cotización basada en la ubicación del cierre y la complejidad de la transacción. Para obtener una cotización de cuotas de cierre, utilice la opción Buscar una oficina ubicada en esta página para encontrar una oficina local de cierre de custodia.

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Fondos de depósito

Los depósitos de custodia comercial normalmente son grandes sumas de dinero guardadas durante largos lapsos de tiempo. A menudo se necesitan múltiples depósitos en el transcurso de la transacción conforme se satisfacen las contingencias del contrato. En el momento de las negociaciones del contrato, los mandantes de la transacción normalmente decidirán qué parte tendrá derecho a los intereses que hayan sido devengados por esos depósitos hasta la fecha del cierre exitoso o de la cancelación de la transacción.

La parte que tenga derecho a recibir los intereses devengados deberá completar una autorización suministrada por el oficial de liquidación de custodia, así como un Formulario W-9 en el que se indicará el número de identificación de contribuyente del beneficiario. Estos dos documentos son requeridos por el agente de liquidación de custodia y por el banco que deberá mantener el depósito en fideicomiso en nombre del agente de liquidación de custodia y de los mandantes.

El banco notificará el interés devengado al Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) en base al número de identificación del contribuyente suministrado.

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Generalidades

El agente de liquidación de custodia colaborará con los mandantes y sus representantes para asegurar que los problemas con el título se solucionen, que los documentos autorizados se soliciten a los mandantes, y que los depósitos futuros y la cesión de fondos tengan lugar dentro de los límites temporales acordados.

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Coordinar problemas de título

El agente de liquidación de custodia solicitará las inspecciones, los requisitos para las inspecciones, la declaración jurada del propietario, los contratos de arrendamiento (registrados y no registrados) antes del cierre de la transacción.

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Recopilación de información

Durante el período de contingencia, el agente de liquidación recopilará la información y los documentos necesarios para preparar el estado de cierre y los documentos de cierre. La lista de documentos y la información requerida por el agente de liquidación se puede revisar durante el transcurso de la transacción conforme se vayan recibiendo los documentos y la información, si los términos del contrato de compra cambian o si las partes solicitan servicios o productos adicionales.

La lista inicial de documentos e información que necesita el agente de liquidación es la siguiente:
  • Documentos organizativos para las entidades
  • Copias de los contratos de arrendamiento
  • Registro de arrendamientos con los depósitos de seguridad
  • Una lista de los contratos de servicio u otros artículos a prorratear en el momento del cierre
  • Una lista de los bienes muebles a incluir en la Factura de venta
  • Al menos dos (2) copias de la inspección
  • Documentos originales adjuntados como pruebas al contrato para su ejecución en el momento del cierre

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Documentos de organización y verificación de autoridad

Cuando el vendedor o el comprador no sea una persona natural, el agente de liquidación y el asegurador de título deben verificar que la entidad fue constituida correctamente y que la(s) persona(s) firmantes de los documentos están debidamente autorizadas y capacitadas para vender y/o prestar dinero, o para comprar y/o tomar prestado dinero. Si los documentos del cierre no están firmados por un representante debidamente autorizado de la corporación, fideicomiso, compañía, sociedad, etc., la transacción podría ser anulada.

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Información de demandas/derechos prendarios

El agente de liquidación obtendrá información del Vendedor para todos los derechos prendarios preexistentes que deberán ser satisfechos o retirados en el momento del cierre. Esto incluye información acerca de títulos de propiedad de fideicomisos o hipotecas que deberán ser liquidadas, y también incluye derechos prendarios por impuestos no pagados, juicios y defectos en el título o contratos de arrendamiento no registrados. Si un Vendedor ha fallecido, se requerirán los documentos testamentarios. Si el Vendedor se ha declarado en bancarrota, necesitará una orden judicial.

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Prorrateo

Puede que haya varios artículos para prorratear en una transacción de bienes raíces. Como para cualquier otra transacción, la manera en que se prorratea un artículo dependerá de si se pagó en mora o por adelantado.

Los artículos que se deberán prorratear en el momento del cierre son:

  • Impuestos sobre bienes raíces
  • Impuestos sobre bienes muebles
  • Valoraciones especiales
  • Alquileres
  • Valoraciones del propietario
  • Cuotas de mantenimiento de las áreas comunes

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Alquileres, depósitos de arrendatario e impedimentos

El Registro de arrendamientos es una lista de los arrendatarios y las unidades, los alquileres debidos y en mora, y los depósitos de los arrendatarios. Por lo general la obtiene el agente de liquidación pidiéndosela al vendedor o al administrador de la propiedad. El alquiler también puede incluir artículos tales como el impuesto sobre arrendamientos, el seguro de responsabilidad civil, la cuota de mantenimiento de las áreas comunes, los impuestos, etc.

Hay dos métodos distintos para prorratear los alquileres en el momento del cierre:

1. Alquileres verdaderamente cobrados
2. Todos los alquileres, como si hubieran sido cobrados

El contrato de compra debe especificar la manera en que se prorratearán los alquileres. En caso contrario, el agente de liquidación debe consultar con ambas partes implicadas en la transacción.

Los depósitos de arrendatario no se prorratean, sino que el monto total de los depósitos se transfiere del vendedor al comprador en el momento del cierre de dos maneras:

1. cobrándoselos (débito) al vendedor y abonándoselos al comprador (práFNTICa más común); o
2. cobrándoselos al vendedor y emitiendo un cheque para el comprador (por solicitud especial)

Los depósitos de arrendatario pueden incluir artículos tales como depósitos de seguridad o por daños y el alquiler del último mes, que normalmente se desglosan en el registro de arrendamientos.

Un Impedimento de arrendatario es un documento firmado por el arrendatario que confirma los términos del contrato de arrendamiento. En función de la naturaleza de un "impedimento", se impide (previene) que en el futuro el arrendatario haga valer algún derecho que no haya quedado establecido en el contrato de arrendamiento.

Los Impedimentos de arrendatario normalmente son un asunto contractual entre el comprador y el vendedor. El vendedor es responsable de suministrar un formulario de Impedimento que sea aceptable para el comprador, de cara a obtener la firma de los arrendatarios y a entregar los impedimentos al comprador.

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Intercambio de impuestos diferidos

La sección 1031 del código del Servicio de Impuestos Internos de 1986 (enmendado) ofrece a los inversores en bienes raíces la oportunidad de crear riqueza y ahorrar en impuestos. En un intercambio de impuestos diferidos, el inversor (Intercambiador) puede enajenar una propiedad de inversión y diferir el impuesto sobre las ganancias del capital apalancando todo su patrimonio neto en una propiedad de reemplazo. Para diferir las ganancias del capital se deben cumplir dos condiciones:

1. El Intercambiador debe adquirir una propiedad "like-kind" (del mismo tipo)
2. El Intercambiador no puede tomar un "recibo implícito de los fondos" (recibir los fondos)

A continuación se explica lo que sucede durante un intercambio de este tipo:

  • El Intercambiador debe entrar en una transacción de intercambio antes del cierre de la propiedad cedida.
  • El Intercambiador entra en un Contrato de intercambio con un Intermediario calificado (Facilitador de intercambio).
  • El Intermediario compra la propiedad cedida al intercambiador y la transfiere al comprador mediante un título de propiedad directo del Intercambiador.
  • Los fondos de la propiedad cedida se asignan al Intermediario, quien los guarda en una cuenta independiente y segura.
  • El Intermediario compra la propiedad de reemplazo al vendedor y la transfiere al Intercambiador mediante un título de propiedad directo del vendedor.
  • El Intermediario utiliza los fondos del intercambio para adquirir la propiedad de reemplazo para el Intercambiador.

Los límites temporales durante los cuales se debe completar un intercambio de impuestos diferidos son muy estrictos y no se admiten prórrogas:

  • El Intercambiador dispone de 45 días a partir de la fecha del cierre de la propiedad cedida para identificar posibles propiedades de reemplazo e informar por escrito al Intermediario. Cuando hayan transcurrido los 45 días, el Intercambiador no podrá cambiar la lista de identificación de propiedades y deberá proceder al cierre de una o varias de las propiedades identificadas.
  • La compra de la propiedad de reemplazo se debe completar en un plazo inferior a 180 días a partir de la fecha del cierre de la propiedad cedida.

Aunque el título de propiedad se intercambia directamente entre vendedor y comprador, el Intermediario deberá aparecer en el estado de cierre y deberá firmar éste en nombre del Intercambiador. El Intercambiador aprueba el estado de cierre y normalmente firma todos los documentos de cierre restantes.

Un Intercambiador también puede entrar en un "Intercambio inverso", por el cual la propiedad de reemplazo se compra antes del cierre de la propiedad cedida.

Un intercambio de impuestos diferidos también se debe declarar mediante el formulario 1099-S y está sujeto a las regulaciones y la retención previstas por la Ley Impositiva a la Inversión Extranjera en Bienes Raíces (FIRPTA, por sus siglas en inglés).

Un inversor debe considerar varios factores cuando se plantee entrar en un intercambio de impuestos diferidos. Las partes interesadas deben ponerse en contacto con un asesor fiscal o un abogado especializado en asuntos fiscales, y hablar directamente con un facilitador de intercambios calificado.

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Notificación de 1099-S

El Código del Servicio de Impuestos Internos requiere que todos los fondos procedentes de la venta o el intercambio de una transacción de bienes raíces sean declarados al IRS. Todas las transacciones de bienes raíces, incluidas las de propiedades comerciales, se deben declarar mediante el formulario 1099-S, independientemente de si se pagó o no una cantidad de dinero por la propiedad.

Todos los transferentes (vendedores), como individuos, patrimonios/fideicomisos, sociedades, empresas unipersonales, sociedades de responsabilidad limitada, deben declarar dichas transacciones mediante el formulario 1099-S. Incluso los vendedores extranjeros deben declararlas mediante el formulario 1099-S, independientemente de si se retienen y se pagan o no los impuestos previstos por la ley FIRPTA. Las corporaciones no están obligadas a declarar estas transacciones mediante el formulario 1099-S.

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FIRPTA – Ley Impositiva a la Inversión Extranjera en Bienes Raíces

La sección 1445 del Código del Servicio de Impuestos Internos requiere que el cesionario (comprador) deduzca y retenga un impuesto equivalente al 10% (u otro monto) del monto total obtenido (precio total de venta o cantidad puesta a disposición de un interés sobre una propiedad de bienes raíces de los Estados Unidos por un transferente/vendedor extranjero). Los impuestos y formularios deberán ser enviados al IRS en un plazo inferior a 20 días contados desde la transferencia.

Todas las transacciones/transferencias de bienes raíces, incluidos los intercambios, están sujetos a las regulaciones contempladas por la ley FIRPTA; sin embargo, muchos contratos comerciales contienen provisiones para el cumplimiento por el vendedor de la ley FIRPTA en el momento del cierre.

Hay diez (10) exenciones diferentes a la ley FIRPTA, incluida la Certificación de no extranjero (consulte la publicación 515 del IRS). El transferente extranjero debe demostrar al comprador y al agente de liquidación que se aplica una exención permitida a la transacción.

Puesto que el comprador es responsable ante el IRS, éste deberá mantenerse bien informado acerca de cualquier asunto relacionado con la ley FIRPTA y con los vendedores extranjeros. Muchos estados (California y Hawai) cuentan con sus propias regulaciones concernientes a la ley FIRPTA, las cuales entran en efecto si una o varias propiedades están ubicadas en uno de esos estados.

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Requisitos del seguro de propiedades y contra accidentes

En el momento del cierre se requiere presentar pruebas de la cobertura del seguro si hay una nueva entidad crediticia involucrada en la transacción. A veces el abogado de la entidad crediticia tratará directamente con la compañía de seguros. El agente de liquidación requerirá información de contacto para el agente de seguros del comprador antes del cierre.

Según el tipo de propiedad, y según el Comprador, el método de pago de las primas del seguro puede variar. Un cliente de mayor envergadura puede tener pólizas maestras y entonces no se pagarán primas en custodia. Un comprador puede establecer una cuota y sólo se pagará una parte de la prima mediante la custodia.

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Estados "proforma"

Una entidad crediticia o un abogado pueden solicitar un estado financiero "proforma". Un estado "proforma" es una muestra de la póliza y muestras de los endosos que requieren en el momento del cierre. El examinador del título preparará el estado "proforma" para su entrega a las partes involucradas en la transacción.

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Endosos

Un "endoso" es una enmienda emitida a la póliza del seguro de título que asegura contra un asunto determinado o proporciona cobertura adicional al asegurado. Los endosos se pueden personalizar para satisfacer las necesidades o las preocupaciones particulares del asegurado propuesto o la naturaleza de la propiedad que se desea asegurar, y se puede aplicar a la póliza del propietario, de la entidad crediticia o de ambas.

Cuando se pide a una compañía de título que endose o asegure contra un asunto específico, es posible que se deban cumplir ciertas condiciones, según el asunto bajo consideración, antes de que se pueda emitir el endoso. Todos los endosos están sujetos a la aprobación por la compañía de seguros de título.

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Reaseguramiento

El asegurador de título asegurará hasta el precio total de venta o el monto total del préstamo, y luego emplea a otra compañía aseguradora de título para asegurarlos. La prima pagada a la compañía reaseguradora de título se deduce de las cuotas del título; no se aplica un cargo adicional a las partes. El Departamento de Título gestiona el reaseguramiento cuando es solicitado por el asegurado propuesto o en base a unos límites de seguro de título autoimpuestos o estatutarios.

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Coaseguramiento

El asegurado propuesto sólo puede permitir a la compañía aseguradora de título asegurar hasta un monto determinado; es decir, no se puede asegurar el precio total de venta o el monto total del préstamo. La compañía aseguradora debe emplear otra compañía aseguradora de título para asegurar el resto del precio total de venta o el monto total del préstamo. Si una transacción requiere coaseguramiento, se cobra al cliente en función de las tarifas archivadas de cada compañía para la parte de la responsabilidad total cubierta por esa compañía. El cliente puede elegir la compañía de coaseguramiento que desee.

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Búsqueda de UCC

Para todos los Estados de financiamiento que puedan haber sido archivados para perfeccionar un derecho prensario que pese sobre un bien mueble, el Secretario de Estado lleva a cabo una búsqueda en el Código Comercial Uniforme (UCC, por sus siglas en inglés) en conformidad con el Código Comercial Uniforme. Los términos de la búsqueda son el(los) nombre(s) del(los) Deudor(es) así como la ubicación de la propiedad. Esta búsqueda no forma parte del informe preliminar o del compromiso suministrado por el asegurador de título, sino que corre a cargo de un proveedor externo que se especializa en ese tipo de informes. La búsqueda en el UCC conlleva un costo adicional, el cual no se puede determinar hasta después de que se haya completado la búsqueda y se haya suministrado al agente de liquidación.

A no ser que se requiera bajo los términos del contrato de compra o que lo haya solicitado una de las partes implicadas, la Oficina del Secretario de Estado no lleva a cabo la búsqueda en el UCC. Los nombres que se van a buscar deben ser suministrados al agente de liquidación si se desean incluir en la búsqueda otros nombres distintos al del vendedor o comprador tal como aparecen en el contrato de compra o informe preliminar/compromiso de título. La parte solicitante debe suministrar por escrito al agente de liquidación los nombres que se van a buscar. El costo del informe final debe ser abonado por el comprador o el vendedor. Si el informe se genera al comienzo del período de procesamiento de la transacción, es posible que sea necesario actualizarlo antes del cierre, lo que podría generar gastos adicionales.

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Archivado de UCC

Muchas entidades crediticias requieren un Estado de financiamiento UCC-1 para que se puedan utilizar bienes muebles como una garantía adicional para sus préstamos. Un Estado de financiamiento UCC-1 se puede registrar en el Condado en que está ubicado el bien raíz. El Estado de financiamiento UCC-1 normalmente se registra después de registrar la escritura de fideicomiso o el título hipotecario, simultáneamente, o cuando lo indique la entidad crediticia.

El Estado de financiamiento UCC-1 se debe archivar con el Secretario de Estado de la jurisdicción donde esté ubicado el deudor. La ejecución de una deuda garantizada con un Estado de financiamiento UCC cae bajo el Código Comercial Uniforme. En realidad el archivado con el estado es lo que perfecciona el derecho prendario. En caso de que se trate de un individuo, se debe archivar en el estado en que resida. En caso de que se trate de una entidad legal, se debe archivar en el estado en que haya sido constituida la entidad. Por ejemplo, si la residencia principal del deudor está en Arizona, el UCC-1 se archivaría con el Secretario de Estado de Arizona. Si el Deudor es una Sociedad de responsabilidad limitada de California, el UCC-1 se archivaría con el Secretario de Estado de California.

La Parte garantizada y el Deudor deben determinar la ubicación del registro y/o archivado del estado UCC. Normalmente la entidad crediticia suministra el Estado de financiamiento UCC-1 rellenado.

Ni el Deudor ni la Parte garantizada deben firmar los Estados de financiamiento UCC-1; sin embargo, éstos deben ser autorizados. Esto significa que las partes deben dar instrucciones al agente de liquidación, por escrito, para que registre el estado UCC con el Registrador del Condado y/o lo archive con el Secretario de Estado, nombrando al registrador del condado y la jurisdicción estatal.

Aunque el Estado de financiamiento UCC-1 no requiere firmas, cualquier documento adjunto, como la descripción legal o los términos y condiciones especiales, pueden requerir la firma del Deudor.

Un Estado de financiamiento UCC-1 vence a los cinco (5) años, a no ser que se registre y/o se archive una continuación. La Parte garantizada es la única responsable de determinar si la continuación es necesaria y/o de registrar y/o archivar una declaración de continuación.

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